De congresleden aan het woord!
“Ik vind het congresplatform echt goed gemaakt. Het is een waar genoegen om in deze context conferenties en uitwisselingen van deze kwaliteit bij te wonen." R.H.
“Ik heb er echt van genoten van het feit dat ik de conferenties in mijn eigen tempo kon bekijken en van de ene ruimte naar de andere te gaan zonder het risico te lopen waardevolle informatie te missen!" I.S.
“Dit was een zeer succesvolle en zeer goed georganiseerde congres. Alles werd heel goed uitgelegd zodat we de presentaties konden volgen, die ook van hoge kwaliteit waren. De site was zeer goed gemaakt en de navigatie was makkelijk en intuïtief. " H.C.
“Deze 'test' dat door de gezondheidstoestanden was opgedwongen werd in succes omgezet.“ SM
“Ik feliciteer jullie allen en wens iedereen te bedanken voor deze unieke en zeer geslaagde editie! Dank jullie wel en proficiat voor het verwerkelijken van het idee en van zo'n goede kwaliteit!" L.D
“Bedankt voor de organisatie van de JIE in deze unieke versie! Ik wilde jullie graag feliciteren, omdat het platform heel gemakkelijk te gebruiken is, het videoformaat dat van tevoren opgenomen kan worden is erg handig en ook dat je video's uit verschillende sessies kunt bekijken, wat in normale tijden heel ingewikkeld is." E.P.
Cristina Soica, Projectmanager bij APTEN Association des Professionnels du Traitement des Eaux et des Nuisances (Vereniging van professionals in Water- en Overlastbehandeling): prestatie, professionaliteit, reactiesnelheid en vriendelijkheid!
Voor de 24e editie van haar congres onderging APTEN de gezondheidscrisis. Om haar congres, dat maar om de twee jaar plaatsvindt, niet af te lassen, besloot ze op het laatste moment om deze 100% virtueel te organiseren. Een nieuwe ervaring voor zowel de organisatoren als de deelnemers van het congres.
Wat was jouw gemoedstoestand in 2020?
We hadden totaal geen idee hoe de gezondheidscrisis ging verlopen. We waren erg optimistisch en dachten dat in mei alles weer bij het oude zou zijn. En toen moesten we toch maar oplossingen gaan bedenken. Live presentaties waren onmogelijk en we hadden nog maar weinig tijd. Ik wil Pascale en Thibault zo hartelijk danken. We hebben namelijk in half juli pas beroep op hen gedaan met de dwingende beperking om begin oktober een virtueel platform op stand te hebben.
Waarom heb je ExpoPolis gekozen om dit project toe te vertrouwen?
Op haar site geeft ExpoPolis duidelijk alle mogelijke modules aan die hun software ondersteunt. In het bijzonder de modules die specifiek voor conferenties gebruikt worden. We begrepen meteen dat deze tool zich aan ons en onze behoeften kon aanpassen. De sokkel van ons congres is het conferentieprogramma, dit komt omdat het een wetenschappelijk congres is. Daarbij hebben we een expo m.b.t materialen en apparatuur, op het gebied van waterbehandeling. In deze sector is ons congres echt een referentie voor professionals. Voor de uiteindelijke weergave hadden we een heel precies idee van wat we wilden, maar zonder er zeker van te zijn dat iemand in Frankrijk, of elders, het ook zo zou kunnen uitvoeren. Met deze gedachten gingen we op zoek naar een serviceprovider zoals ExpoPolis, die ons een tool kon aanbieden die zowel als voor onze conferentiezalen als beurs kan dienen.
Hoe verliep de organisatie van dit eerste virtuele congres?
Voor ons als organisator was het een geweldige ervaring! We hebben veel ontdekt en geleerd. We hebben er absoluut geen spijt van dat we deze challenge zijn aangegaan om alles door te laten gaan en niets aan ons congres te moeten ontzien! ExpoPolis ondersteunde ons zeer goed. Bovendien waren we er gerust over want wat er ook gebeurde, het team zou er voor ons zijn om snel op onze verzoeken te reageren. Persoonlijk ben ik heel dankbaar voor hun vriendelijkheid en beschikbaarheid. Het was beter dan perfect en een waar succes!
Wat zijn de voordelen van een virtueel congres ten opzichte van een klassiek in-person congres?
Voor ons is het grote voordeel van dit formaat en van de ExpoPolis-oplossing dat we alle conferenties van het congres kunnen visualiseren. Normaal gezien is het niet mogelijk om alles bij te wonen. Men moet kiezen tussen meerdere conferenties die tegelijkertijd plaatsvinden. Dankzij de virtuele beurs en ExpoPolis worden alle conferenties opgenomen en kan je ze via de replay terugzien. Via het platform konden de deelnemers alles bijwonen op het tijdstip van hun keuze.
Wat is jouw algemene oordeel over de ergonomie en het gebruik van het ExpoPolis-platform?
Het is heel gemakkelijk te begrijpen. Het is ook nog eens heel mooi ontworpen en dat is echt een pluspunt dat we waarderen. Je krijgt er namelijk echt zin in om op ontdekking te gaan naar wat er is. Het is zeer intuïtief en gemakkelijk te gebruiken. Het is onze taak om de software helemaal aan te kleden en op te zetten: om de conferenties in te voegen, evenals de wetenschappelijke posters die ons door de auteurs zijn gestuurd en al onze media toe te voegen. Hetzelfde geldt voor onze standhouders. Zodra we alles betreffend de beurs goed in handen hadden, stuurden we de informatie naar onze standhouders. Het was net alsof we een nieuw speeltje hadden! We waren allemaal erg opgetogen! De standhouders gingen ook meteen aan de slag met het inrichten van hun stands. Binnen een paar uur hadden meerderen praktisch alles al geïnstalleerd. We waren erg verrast en dolblij om te zien hoe ook zij de tool ontdekten en hieraan meededen. En de feedback van alle deelnemers waren erg positief!
Welke plaats zullen virtuele conferenties na de terugkeer naar het "normale" leven innemen: afgezien van de gezondheidscrisis?
Hoewel het virtuele een geweldig hulpmiddel is, is face-to-face voor ons van hoog belang. Ik denk dat een hybride oplossing in die zin een heel goed compromis is: in het bijzonder om toegang tot het congres aan alle mensen te kunnen geven die om verschillende redenen niet kunnen reizen (financieel of wegens de afstand ...), maar ook om de ecologische voetafdruk van een evenement te verkleinen.
ExpoPolis SAS